PRIVACY POLICY
個人情報保護理念
株式会社アイフィス（以下、「当社」という）は、当社が行うサービスでお預かりする個人情報や当社社員から預かり管理する個人情報の重要性を強く認識し、広く社会からの信頼を得るために、以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報の保護に努めます。
当社は、個人情報について、関係法令その他の規範の定めるところに従い、当社において業務に従事する全ての者に対してその周知・徹底を図り、適正にこれを取扱います。
また、下記に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。
個人情報保護方針
- 当社において個人情報を取り扱う際は、事業ならびに従業員の雇用、人事管理上に必要な範囲内で、適切な取得、利用、提供を行います。
また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報が目的外の利用、提供がされないための措置を講じます。 - 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
- 当社では、個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
- 当社は、個人情報の管理責任者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施および運用に関する責任と権限を与え、適切な管理を行います。
- 当社は個人情報を取扱う全ての従業者に適切な指導と教育を施し、個人情報保護マネジメントシステムの運用状況について定期的に監査し、システムの見直しを行ない、その継続的な改善と向上に努めます。
- 当社では、個人情報の開示、訂正、削除、利用および提供の拒否要求、その他苦情、ご相談など、個人情報に関するお問合せについての窓口を設置し、対応致します。
制定： 2020年10月1日
株式会社アイフィス
代表取締役 小原 好春
個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
《個人情報相談窓口》
TEL 03-5395-1201（平日 10：00 ～ 17：00）
E-Mail info@ifys.co.jp
宛先 遠藤 豪行
個人情報の取扱いについて
利用目的
当社が取得した個人情報は、以下の目的に限り使用いたします。 なお、以下の個人情報のうち、業務委託によりお預かりした個人情報、従業員の人事考課につきましては、開示等の対象外とさせていただきます。
(1) 保有個人データ（開示対象個人情報）
・従業員に関する個人情報
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| 当社へ応募された個人情報 | ・採用業務（採用検討、面接、各種連絡業務） |
| 従業者の個人情報 | ・人事、総務、各種業務管理 |
・お取引先様に関する個人情報
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| 当社とお取引のある企業様の個人情報 | ・当社サービスの提供、連絡、打ち合わせ等の営業活動 ・契約、ご請求等手続き ・各種お問合せへの回答 |
・当社サービス利用者に関する個人情報
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| 当社のサービス利用者様の個人情報 | ・会員管理のため ・申込いただいた当社サービスの提供 ・当社サービス・商品のご案内 ・商品の発送のため |
・お問合せに関する個人情報
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| お問合せ情報 | ・お問い合わせ内容に関するご回答、ご連絡 |
(2) 直接書面以外で取得する個人情報（非開示等）
・お取引先様から委託または提供された個人情報
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| 当社とお取引のある企業様から委託された個人情報 | ・企画・制作業務遂行のため ・デザイン・編集、印刷業務遂行のため ・イベント等運営業務遂行のため ・Web制作・システム開発業務遂行のため ・映像制作業務遂行のため ・文書管理・情報管理等業務遂行受託のため |
| 当社とお取引のある組合様から提供された個人情報 | ・産直レター発送のため |
保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社が講じる具体的な安全管理措置は、以下のとおりです。
（１）基本方針の策定
個人情報の適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「個人情報の安全管理措置に関する事項」、「個人情報相談窓口」等について本方針（個人情報保護方針）を策定しています。
（２）個人データの取扱いに係る規程の整備
当社の個人情報保護基本規程において、個人情報の取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。
（３）組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者・管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う役職員および当該役職員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
（４）人的安全管理措置
従業者との「非開示契約」の締結、就業規則等の整備、個人情報の取扱いに関する留意事項についての従業者への周知徹底及び研修等を実施しています。
（５）物理的安全管理措置
紛失・盗難を防ぐための書類・外部媒体等の施錠保管、裁断・焼却・溶解等復元が著しく困難な手段での個人情報廃棄、責任者の承諾なく個人情報を持ち出すことの禁止、個人情報を持ち運ぶ際の暗号化や封緘等の措置を実施しています。
（６）技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、取扱者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
保有個人データの開示等又は第三者提供記録の請求に関する手続きについて
当社が保有するご本人の個人情報について開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）又は第三者提供記録の請求に応じます。開示等へのご請求につきましては、下記の《個人情報相談窓口》まで、ご連絡ください。「個人情報開示等請求書」を送付します。「個人情報開示等請求書」の内容をご確認頂き項目に従って記入し必要書類、手数料を添付し、ご返送下さい。
本人確認書類について
個人情報開示等の請求に際しましては、「個人情報開示等請求書」とともに、本人確認のため次のいずれかの書類もご郵送ください。なお、本籍地が記載されている場合は、黒塗りにしたうえで書類をお送りください。
（1）ご本人が請求する場合
・運転免許証、パスポート、住民表等の本人確認ができるものの写し
（2）代理人が請求する場合
代理人の方が手続きをされる場合は、「個人情報開示等請求書」と上記（1）に加え、次のいずれかの書類もご郵送ください。
・代理人の運転免許証、パスポート、住民票等で代理人確認ができるものの写し
・代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
・代理を示す旨の委任状
手数料について
利用目的の通知、個人情報の開示に関しましては、1請求ごとに、手数料として1000円（税別）を徴収させていただきます。
各請求書を当社へ郵送する際に、手数料1000円（税別）分の切手または郵便定額小為替をご同封ください。
手数料が不足していた場合は、その旨をご連絡いたします。連絡後、1週間を経過しても手数料をお支払いいただけない場合、ご請求は無効とさせていただきます。
第三者提供
当社は、お預かりした個人情報を、ご本人様の同意がある場合又は法令等に基づく場合を除き提供致しません。
外部委託
上記、利用目的の範囲内において、個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託することがあります。その場合は、当社の規程に従い適切な委託先の監督を実施します。
情報提供の任意性
当社への個人情報の提供は任意となっています。ただし、情報に漏れやミスがある場合、適切なお問い合わせへの回答ができない場合があります。個人情報に関するお問合せや苦情、開示等の請求は、下記までお願いいたします。
《個人情報相談窓口》
TEL 03-5395-1201（平日 10：00 ～ 17：00）
E-Mail info@ifys.co.jp
宛先 個人情報保護管理者 遠藤 豪行
認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
住所: 〒106-0032 東京都港区六本木1丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号：0120-700-779